Dienstleistungen

Q: Was ist eine PSA-Software?

PSA (Professional Services Automation) ist die Spezialgattung von ERP-/Projekt-Software für Dienstleister. Sie verbindet CRM, Projekt-Management, Ressourcenplanung, Zeit- und Spesenerfassung sowie Abrechnung in einem System. Der Fokus liegt auf Utilization-Optimierung (Anteil abrechenbarer Stunden am Gesamtaufwand) und transparentem Projekt-Controlling. Verbreitete Lösungen: Projektron BCS , HQLabs , awork , Kimai , TimeTac , Replicon , Kantata .

Q: Was kostet eine PSA-Software?

Cloud-PSA für KMU liegt bei 15–45 € pro User und Monat . Einstiegslösungen (Kimai, awork, Factro) sind bereits ab 5–15 € verfügbar. Enterprise-PSA (Kantata, FinancialForce, Changepoint) startet bei 50–80 € pro User. Implementierung und Prozessanpassung kosten zusätzlich 5.000–40.000 € je nach Komplexität und Individualisierung.

Q: Wie wird die Utilization-Quote gemessen?

Utilization misst den Anteil abrechenbarer Stunden an den gesamten Arbeitsstunden eines Mitarbeitenden. Typische Zielwerte im Beratungsgeschäft: 75–85 % für Senior-Berater, 70–80 % für Mid-Level, 60–70 % für Juniors. Reine IT-Dienstleister mit Support-Anteil liegen niedriger (50–70 %). PSA-Software berechnet automatisch verschiedene Varianten: gross (nur anwesende Stunden), net (inkl. Urlaub/Krankheit), billed vs. billable.

Q: Wie läuft die DATEV-Anbindung typischerweise?

Die meisten PSA-Lösungen exportieren Rechnungen automatisiert nach DATEV Rechnungsdatenservice oder DATEV Unternehmen online . Zusätzlich werden Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel (EXTF-Format, CSV) bereitgestellt. Bei komplexen Projekten mit Leistungs-Abgrenzung kommt der DATEV Leistung -Export zum Einsatz. Vor Auswahl prüfen: wird nur der Kopf oder auch die Einzelpositionen übertragen, wie laufen Stornos?

Q: Werkvertrag oder Dienstvertrag bei Freelancern?

Rechtlich entscheidend für die Scheinselbstständigkeits-Prüfung nach § 7 SGB IV: Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Arbeitsorganisation, unternehmerisches Risiko. Bei Werkvertrag schuldet der Freelancer ein Ergebnis ; bei Dienstvertrag ein Bemühen . Für IT-Dienstleister mit Freelancer-Einsatz ist sauberes Contract-Management und die Dokumentation der Leistungsabgrenzung über PSA/Ticketing Pflicht – die Deutsche Rentenversicherung prüft regelmäßig.

Q: Welche PSA für Agenturen und Kreativ-Dienstleister?

Für kleinere Agenturen (bis 30 MA): awork , Factro , moco , Teamleader , Mite – schnell eingerichtet, gut für T&M und Pauschal. Mittelgroße Agenturen (30–150 MA): HQLabs , Projectfacts , Scoro , Productive . Für große Netzwerke: FunctionFox , Kantata , Workamajig , Projektron BCS . Entscheidungs-Faktor: Projekt-Controlling-Tiefe, Retainer-Abwicklung, Creative-Briefing-Module.

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Software für Dienstleister – Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros, Berater – konzentriert sich auf Professional Services Automation (PSA): die Verzahnung von Projektplanung, Ressourcensteuerung, Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Abrechnung. Anders als in der Industrie ist das Produkt die Zeit qualifizierter Mitarbeiter – daraus leiten sich spezifische KPIs wie Utilization, Billable Hours, Realisierungs-Grad und Deckungsbeitrag pro Projekt ab.

PSA-Kernfunktionen

Angebots- und Projektkalkulation – Aufwandsschätzung, Rollen-/Stundensatz-Matrix
Ressourcenplanung – Skill-basierte Zuordnung, Auslastungs-Sicht
Zeit- und Spesenerfassung – mobile Erfassung, Projektphasen, Genehmigungs-Workflow
Projekt-Controlling – Soll-Ist-Vergleich, Earned Value, Forecast
Abrechnung – Festpreis, Time & Material, Meilenstein, Retainer
CRM-Integration – Opportunity → Angebot → Projekt → Abrechnung

Buchhaltungs- und Recht-Besonderheiten

Dienstleister-Rechnungen unterliegen der Leistungsbeschreibungs-Pflicht nach § 14 UStG und bei internationalen Kunden Reverse-Charge-Regeln (B2B innerhalb EU). Bei agiler Entwicklung stellen sich Fragen zur Abgrenzung Werkvertrag vs. Dienstvertrag (Scheinselbstständigkeit nach § 7 SGB IV, „Kettenbefristung"), besonders bei Freelancer-Einsatz. Die Zeiterfassungs-Pflicht seit BAG-Urteil 13.09.2022 gilt auch für Angestellte von Dienstleistern.

Auswahlkriterien

Abrechnungsmodelle – T&M, Festpreis, Retainer, Pauschalen, gemischte Verträge
Auslastungs-Reporting – Utilization-Kennzahlen, billable vs. non-billable
Integration mit Buchhaltung – DATEV-Export, Sage, lexoffice
Multi-Währung und Multi-Gesellschaft für internationale Dienstleister
Mobile Erfassung – tägliche Zeit-Buchung über Handy

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