Personalberatung

Spezial-Tools: Bullhorn (internationaler Marktführer, USA-getrieben), InvenioHR, Clockwork Recruiting, Invenias (Bullhorn-Tochter, starke Executive-Search-Orientierung), Ezekia, Thrive TRM, Dillistone (FileFinder). In DACH verbreitet: compleet, zvoove, erecruiter, prescreen (jetzt XING E-Recruiting), Softgarden. Viele kleinere Boutique-Beratungen nutzen auch angepasste CRMs wie Salesforce, Pipedrive oder HubSpot.

CV-Parsing extrahiert strukturierte Daten aus Lebensläufen (PDF, Word, Bilder): Name, Kontakt, Ausbildungs-Stationen, Arbeits-Erfahrung, Skills, Sprachen. Moderne Parser nutzen NLP und ML. Marktführer: DaXtra, Textkernel (by Bullhorn), Sovren (by Cornerstone), HireAbility. In Personalberatungs-Software meist integriert. Qualität variiert stark nach Sprache (Deutsch, Englisch gut; Französisch, Spanisch akzeptabel; andere Sprachen schwächer).

Eine zentrale Regel in Executive Search: Kandidaten aus aktiven Kunden-Unternehmen dürfen nicht für konkurrierende Positionen angesprochen werden – typischerweise für 12–24 Monate nach dem letzten Mandat. Off-Limits-Listen werden pro Kunde und Zeitraum geführt; jede Kandidaten-Suche prüft automatisch gegen die Liste. Verstöße gefährden Kunden-Beziehungen und können vertragliche Strafzahlungen auslösen. Gute Personalberatungs-Software automatisiert diese Prüfung.

Kandidaten-Daten sind personenbezogen nach Art. 4 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) oder lit. a (Einwilligung). Pflichten: transparente Information bei Ansprache, Auskunfts-Recht (Art. 15), Berichtigungs-Recht (Art. 16), Löschungs-Recht (Art. 17), Datenportabilität (Art. 20). Empfohlen: 2-Jahres-Löschregel bei fehlender Aktivität, Einwilligungs-Erneuerung alle 2–3 Jahre, dokumentierter Kontakt-Verlauf als Nachweis des berechtigten Interesses.

Drei Haupt-Modelle: Retainer (Vorab-Honorar, meist 1/3 bei Auftrag, 1/3 nach Kandidaten-Shortlist, 1/3 bei Erfolg) – Standard im Executive Search. Success-Fee (nur bei erfolgreicher Vermittlung) – in mittleren Fach-Suchen üblich. Hybrid mit reduziertem Retainer plus Success-Fee. Typische Höhe: 25–33 % des Jahres-Bruttogehalts der besetzten Position, bei C-Level-Suchen auch mehr.

LinkedIn bietet spezielle Recruiter-Lizenzen mit API-Zugriff auf Sucheergebnisse, InMail-Kommunikation und Pipeline-Export in ATS/Personalberatungs-Software (RSC – Recruiter System Connect). Xing hat eine kleinere aber in DACH relevante Plattform mit ähnlichen Features (Xing E-Recruiting/Recruiter-Insider). Wichtig: Datenschutz- und Plattform-Nutzungsbedingungen – automatisches Scraping ist bei beiden verboten und kann zu Account-Sperren führen.