Personalberatung
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Software für Personalberatungen, Executive Search und Headhunter ist eine Spezial-Kategorie von Recruiting-CRM: sie verwaltet Kandidaten-Datenbanken, Projekt-Mandate, Research, Interview-Prozesse, Honorar-Abrechnung und Kunden-Kommunikation – anders als klassische HR-/ATS-Tools, die nur Bewerbungs-Pipelines abwickeln.
Funktions-Landkarte
- Kandidaten-Datenbank – strukturierte Profile, Lebenslauf-Parsing, Skill-Tagging, Blacklist/Off-Limits
- Mandate-Management – Positionen, Anforderungsprofil, Zeitschiene, Honorar-Modell
- Pipeline & Interview-Prozess – Kandidaten-Shortlist, Präsentation beim Kunden, Interviews, Referenzen
- Research / Sourcing – LinkedIn Recruiter-Integration, Xing-Aktiv-Sourcing, Branchen-Datenbanken
- CRM für Mandanten – Account-Historie, Beziehungs-Netzwerk, neue Mandate
- Honorar-Abrechnung – Retainer, Success-Fee, Milestone-basiert
- DSGVO-Workflows – Einwilligung, Löschung, Datenauskunft
Rechtliche Rahmenbedingungen
Personalberatungen verarbeiten große Mengen sensibler personenbezogener Daten. DSGVO-Konformität ist nicht verhandelbar: dokumentierte Einwilligung der Kandidaten (Art. 6/7), Löschkonzepte (typisch: 2 Jahre ohne Kontakt löschen), Datenauskunft auf Anfrage (Art. 15). Für Executive Search zusätzlich Off-Limits-Management – Kandidaten aus Kunden-Firmen dürfen für bestimmte Zeit nicht angesprochen werden. AÜG gilt nicht (Personalvermittlung ist kein Verleih), aber Honorar-Modelle mit Kunden müssen AGB-konform sein.
Auswahlkriterien
- Datenbank-Tiefe – wie viele Kandidaten, welche Such-Qualität (Boolean, semantisch, KI)
- LinkedIn-/Xing-Integration – automatisches Anreichern von Profilen, Recruiter-Lizenzen
- Mandate-Workflow – anpassbar pro Geschäftsbereich (Fach, Executive, Interim)
- Multi-Sprach-/Länder-Fähigkeit für internationale Searches
- DSGVO-Workflows – automatisierte Einwilligung, Löschung, Audit-Log
Anbieter (3)
UNTERNEHMENSWICHTIG
Organisationsentwicklung, Training, Workshops, Beratung, Business-Coaching, Führungskräfteentwicklung, Coaching, Personalentwicklung, Teamentwicklung, Veränderungen im Unternehmen, Konfliktmoderation, Changemanagement.
TMA-WEB
Keine Beschreibung vorhanden
Alpha-Test GmbH
Keine Beschreibung vorhanden
Häufige Fragen zu Personalberatung
Welche Software nutzen Personalberatungen?
Spezial-Tools: Bullhorn (internationaler Marktführer, USA-getrieben), InvenioHR, Clockwork Recruiting, Invenias (Bullhorn-Tochter, starke Executive-Search-Orientierung), Ezekia, Thrive TRM, Dillistone (FileFinder). In DACH verbreitet: compleet, zvoove, erecruiter, prescreen (jetzt XING E-Recruiting), Softgarden. Viele kleinere Boutique-Beratungen nutzen auch angepasste CRMs wie Salesforce, Pipedrive oder HubSpot.
Wie funktioniert Lebenslauf-Parsing?
CV-Parsing extrahiert strukturierte Daten aus Lebensläufen (PDF, Word, Bilder): Name, Kontakt, Ausbildungs-Stationen, Arbeits-Erfahrung, Skills, Sprachen. Moderne Parser nutzen NLP und ML. Marktführer: DaXtra, Textkernel (by Bullhorn), Sovren (by Cornerstone), HireAbility. In Personalberatungs-Software meist integriert. Qualität variiert stark nach Sprache (Deutsch, Englisch gut; Französisch, Spanisch akzeptabel; andere Sprachen schwächer).
Was ist Off-Limits-Management?
Eine zentrale Regel in Executive Search: Kandidaten aus aktiven Kunden-Unternehmen dürfen nicht für konkurrierende Positionen angesprochen werden – typischerweise für 12–24 Monate nach dem letzten Mandat. Off-Limits-Listen werden pro Kunde und Zeitraum geführt; jede Kandidaten-Suche prüft automatisch gegen die Liste. Verstöße gefährden Kunden-Beziehungen und können vertragliche Strafzahlungen auslösen. Gute Personalberatungs-Software automatisiert diese Prüfung.
Wie wird DSGVO in der Kandidaten-Datenbank umgesetzt?
Kandidaten-Daten sind personenbezogen nach Art. 4 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) oder lit. a (Einwilligung). Pflichten: transparente Information bei Ansprache, Auskunfts-Recht (Art. 15), Berichtigungs-Recht (Art. 16), Löschungs-Recht (Art. 17), Datenportabilität (Art. 20). Empfohlen: 2-Jahres-Löschregel bei fehlender Aktivität, Einwilligungs-Erneuerung alle 2–3 Jahre, dokumentierter Kontakt-Verlauf als Nachweis des berechtigten Interesses.
Welche Honorar-Modelle sind üblich?
Drei Haupt-Modelle: Retainer (Vorab-Honorar, meist 1/3 bei Auftrag, 1/3 nach Kandidaten-Shortlist, 1/3 bei Erfolg) – Standard im Executive Search. Success-Fee (nur bei erfolgreicher Vermittlung) – in mittleren Fach-Suchen üblich. Hybrid mit reduziertem Retainer plus Success-Fee. Typische Höhe: 25–33 % des Jahres-Bruttogehalts der besetzten Position, bei C-Level-Suchen auch mehr.
Wie werden LinkedIn und Xing integriert?
LinkedIn bietet spezielle Recruiter-Lizenzen mit API-Zugriff auf Sucheergebnisse, InMail-Kommunikation und Pipeline-Export in ATS/Personalberatungs-Software (RSC – Recruiter System Connect). Xing hat eine kleinere aber in DACH relevante Plattform mit ähnlichen Features (Xing E-Recruiting/Recruiter-Insider). Wichtig: Datenschutz- und Plattform-Nutzungsbedingungen – automatisches Scraping ist bei beiden verboten und kann zu Account-Sperren führen.