Dokumentenmanagement
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Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) digitalisieren die Erfassung, Ablage, Suche und revisionssichere Archivierung aller geschäftlichen Dokumente – von Eingangsrechnungen über Verträge bis zu Projektunterlagen. In Deutschland stehen DMS-Einführungen meist im Zusammenhang mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) und der neuen E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025.
DMS, ECM oder eAkte?
Die Begriffe überlappen sich, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte:
- DMS – Kern der Dokumentenverwaltung: Ablage, Versionierung, Suche, Rechte
- ECM (Enterprise Content Management) – erweitert um Workflows, Collaboration, Web-Content
- eAkte – prozessorientiert, meist im öffentlichen Dienst und im Rechtswesen
Typische Einsatzfelder
- Rechnungseingang – OCR-Erfassung, Freigabe-Workflow, Archivierung, DATEV-Export
- Vertragsmanagement – Fristen-Überwachung, Vorlagen, Signaturen (qualifizierte eSignatur nach eIDAS)
- Personalakte – strukturierte Ablage nach DSGVO, Löschkonzepte
- Projektdokumentation – Pläne, Protokolle, Korrespondenz zentral auffindbar
Auswahlkriterien
- GoBD-Testat eines Wirtschaftsprüfers
- Revisionssicherheit – unveränderbare Archivierung, Audit-Log
- Schnittstellen – ERP, DATEV, E-Mail, Microsoft 365/Google Workspace, Webhooks
- OCR-Qualität bei Eingangsdokumenten – entscheidet über die Automatisierungs-Quote
- Aufbewahrungsfristen automatisiert durchsetzen (10 Jahre handelsrechtlich, 6 Jahre für Handelsbriefe)
- DSGVO – Serverstandort EU, Löschkonzepte, AV-Vertrag nach Art. 28
Anbieter (6)
xSuite Group GmbH
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IT Culture GmbH
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top flow GmbH
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NORD WEST BUSINESS CONSULT GMBH
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ExxTainer AG
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brainworks computer technologie GmbH
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Angebote (2)
PDF-Mapper
Der PDF-Mapper ist eine Software zur vollautomatischen Verarbeitung von PDF-Dokumenten (z. B. PDF-Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen). Alle gewünschten PDF-Daten werden automatisch erfasst, extrahiert und in das gewünscht
Business Message Archive - Elektronische Dokumente (EDI) rechtskonform archivieren in SAP
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Das MHP AddOn Business Message Archive ermöglicht eine einfache, vollautomatische Katalogisierung der EDI Nachrichten inklusive der Job/Workflow- und Umgebungsparametern. Die Jobs/Workflows können zudem auf dem EDI System genutzt werden. Anhänge, wie bspw. Protokolle (OFTP, Job, Konvertierungen) oder beliebige Zwischendateien, die sich im Zugriff innerhalb eines Workflows befinden, können in unbegrenzter Anzahl gespeichert werden.
Ein Aufruf der Datei erfolgt dann durch die vorhandene SAP ArchiveLink Schnittstelle (Up- und Download, Versand per Email). Dem Fachbereich steht eine Aufbewahrung von erweiterten Referenzen, wie bspw. Transaktionsnummern, Protokollen und Dateinamen, zur Verfügung und es kann zudem eine Verlinkung mit den originalen SAP Business Objekten wie z. B. Lieferschein, Rechnung, Bestellung, genutzt werden.
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