Dokumentenmanagement
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Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) digitalisieren die Erfassung, Ablage, Suche und revisionssichere Archivierung aller geschäftlichen Dokumente – von Eingangsrechnungen über Verträge bis zu Projektunterlagen. In Deutschland stehen DMS-Einführungen meist im Zusammenhang mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form) und der neuen E-Rechnungspflicht seit 1. Januar 2025.
DMS, ECM oder eAkte?
Die Begriffe überlappen sich, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte:
- DMS – Kern der Dokumentenverwaltung: Ablage, Versionierung, Suche, Rechte
- ECM (Enterprise Content Management) – erweitert um Workflows, Collaboration, Web-Content
- eAkte – prozessorientiert, meist im öffentlichen Dienst und im Rechtswesen
Typische Einsatzfelder
- Rechnungseingang – OCR-Erfassung, Freigabe-Workflow, Archivierung, DATEV-Export
- Vertragsmanagement – Fristen-Überwachung, Vorlagen, Signaturen (qualifizierte eSignatur nach eIDAS)
- Personalakte – strukturierte Ablage nach DSGVO, Löschkonzepte
- Projektdokumentation – Pläne, Protokolle, Korrespondenz zentral auffindbar
Auswahlkriterien
- GoBD-Testat eines Wirtschaftsprüfers
- Revisionssicherheit – unveränderbare Archivierung, Audit-Log
- Schnittstellen – ERP, DATEV, E-Mail, Microsoft 365/Google Workspace, Webhooks
- OCR-Qualität bei Eingangsdokumenten – entscheidet über die Automatisierungs-Quote
- Aufbewahrungsfristen automatisiert durchsetzen (10 Jahre handelsrechtlich, 6 Jahre für Handelsbriefe)
- DSGVO – Serverstandort EU, Löschkonzepte, AV-Vertrag nach Art. 28
Anbieter (6)
xSuite Group GmbH
IT Culture GmbH
top flow GmbH
NORD WEST BUSINESS CONSULT GMBH
ExxTainer AG
brainworks computer technologie GmbH
Angebote (2)
PDF-Mapper
Der PDF-Mapper ist eine Software zur vollautomatischen Verarbeitung von PDF-Dokumenten (z. B. PDF-Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen). Alle gewünschten PDF-Daten werden automatisch erfasst, extrahiert und in das gewünscht
Business Message Archive - Elektronische Dokumente (EDI) rechtskonform archivieren in SAP
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Das MHP AddOn Business Message Archive ermöglicht eine einfache, vollautomatische Katalogisierung der EDI Nachrichten inklusive der Job/Workflow- und Umgebungsparametern. Die Jobs/Workflows können zudem auf dem EDI System genutzt werden. Anhänge, wie bspw. Protokolle (OFTP, Job, Konvertierungen) oder beliebige Zwischendateien, die sich im Zugriff innerhalb eines Workflows befinden, können in unbegrenzter Anzahl gespeichert werden.
Ein Aufruf der Datei erfolgt dann durch die vorhandene SAP ArchiveLink Schnittstelle (Up- und Download, Versand per Email). Dem Fachbereich steht eine Aufbewahrung von erweiterten Referenzen, wie bspw. Transaktionsnummern, Protokollen und Dateinamen, zur Verfügung und es kann zudem eine Verlinkung mit den originalen SAP Business Objekten wie z. B. Lieferschein, Rechnung, Bestellung, genutzt werden.
Weitere Informationen zu diesem sowie weiteren AddOns finden Sie hier.
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Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement
Ist ein DMS in Deutschland Pflicht?
Ein DMS ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber steuer- und handelsrechtliche Vorgaben führen faktisch dazu. Die GoBD verlangen seit 2015 unveränderbare, nachvollziehbare und zeitnahe Ablage steuerrelevanter Unterlagen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zusätzlich die E-Rechnungs-Empfangspflicht im B2B-Bereich – ohne DMS oder eine Rechnungseingangs-Lösung kaum zu erfüllen.
Was kostet ein DMS?
Cloud-DMS für KMU starten bei 10–40 € pro User und Monat. Einführungsprojekte (Konzeption, Workflow-Modellierung, Schnittstellen, Migration) liegen je nach Komplexität bei 5.000–80.000 €. On-Premise-Lösungen haben einmalige Lizenzkosten von ca. 500–1.500 € pro Arbeitsplatz plus Wartung. Reine Rechnungseingangs-Lösungen (Candis, Paperless, Getmyinvoices) sind deutlich günstiger – ab ca. 30 € pro Monat.
Cloud-DMS oder On-Premise?
Cloud-DMS dominieren bei Neueinführungen im Mittelstand: geringe Einstiegskosten, automatische Updates, Zugriff von überall. On-Premise bleibt relevant für Unternehmen mit sehr hohen Datenmengen (Scan-Straßen mit Millionen Seiten/Jahr), sensitiven Dokumenten (Forschung, Rüstung) oder bestehendem RZ-Betrieb. Wichtig bei Cloud: EU-Serverstandort, AV-Vertrag, konkrete Löschkonzepte.
Welches DMS eignet sich für KMU?
Für kleine und mittlere Unternehmen verbreitet sind ELO ECM, d.velop documents, DocuWare, Amagno, M-Files, enaio und Rechnungs-fokussierte Lösungen wie Candis oder Paperless. Entscheidungskriterium ist meist der konkrete Anwendungsfall (nur Rechnungen oder vollständiges DMS?) und der Integrationsbedarf in ERP und DATEV.
Wie lange müssen Dokumente digital aufbewahrt werden?
Handelsrechtlich 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen (§ 257 HGB). 6 Jahre für empfangene Handelsbriefe und deren Kopien. Steuerrechtlich parallel nach § 147 AO. Personalakten haben nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses üblicherweise 10 Jahre Aufbewahrungsfrist, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten maximal 6 Monate.
Kann ein DMS mit DATEV oder dem ERP verbunden werden?
Ja. Etablierte DMS bieten zertifizierte DATEV-Schnittstellen (Belegtransfer, Rechnungsdatenservice, DATEV Unternehmen online) sowie Konnektoren zu gängigen ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Infor, proAlpha). Wichtig: Bleibt das Original-Dokument im DMS, und wird im ERP nur der Link gespeichert? Oder werden Dokumente doppelt gehalten? Revisionssicherheit erfordert eine klare Zuständigkeit.